Rechnungswesen mit Karin «Grundlagen doppelte Buchführungeinfach erklärt»
Die doppelte Buchführung (auch Doppik genannt) ist die Methodik der Buchhaltung, bei der jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht wird – auf Konto und Gegenkonto. Man spricht auch von der sogenannten Soll- und Haben-Buchung.
Die doppelte Buchführung dient buchführungspflichtigen Unternehmen zur Gewinnermittlung durch Aufstellen von Bilanz und GuV – also dem zweiteiligen Jahresabschluss.
INFO
EÜR oder GuV: Die Unterschiede
Grob gesagt ist die EÜR eine einfachere Art die Gewinn- oder Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Ziel ist bei beiden jedoch, den Gewinn in einem bestimmten Zeitraum zu erfassen und somit aufzuzeichnen.
Die EÜR können Sie recht simpel und schnell erledigen. Dazu ziehen Sie die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen ab. Was übrig bleibt, ist Ihr Gewinn oder Verlust. Gerade bei Einzelunternehmern und Freiberuflern ist diese Form der Gewinnermittlung beliebt. Denn mit ein wenig Hintergrundwissen und Sorgfalt lässt sich die einfache Buchführung auch ohne Steuerberater erstellen.
Die GuV dagegen ist Teil der doppelten Buchführung und daher etwas umfangreicher als die EÜR. Auch hier betrachten Sie den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Der muss übrigens nicht unbedingt das zurückliegende Geschäftsjahr sein, obwohl das in der Regel so gemacht wird. Bei der GuV vergleichen Sie die Erträge bzw. Ertragskonten, die Sie im zurückliegenden Zeitraum erwirtschaften konnten, mit den Aufwendungen, die daraus hervorgingen.
Was ist Doppik?
Doppik ist ein Kunstwort, das die doppelte Buchführung bezeichnet – sowohl im kaufmännischen als auch im öffentlichen Bereich. Häufiger wird der Begriff jedoch in Verbindung mit der öffentlichen Verwaltung verwendet. Hier beschreibt er die Umstellung von der Kameralistik (bisherige Buchführung der öffentlichen Verwaltung) auf die doppelte Buchführung, die in der Privatwirtschaft üblich ist.
Es gibt verschiedene Ansätze, wofür die Abkürzung Doppik steht:
- Doppelte Buchführung in Konten (Soll und Haben)
- Doppelte Buchführung in Kommunen
- Die Endung „ik“ in Doppik ist angelehnt an die Endung in Kameralistik
- Doppelte Buchführung und Logik
Wie funktioniert doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung oder Doppik verbucht jeden Geschäftsvorfall auf dem entsprechenden Konto. Am Ende des Geschäftsjahres erfolgt der Abschluss der Kontenarten wie folgt:
- Bestandskonten werden direkt über die Bilanz abgeschlossen.
- Erfolgskonten werden in der GuV abgeschlossen.
Das GuV-Konto ist wiederum ein Eigenkapitalkonto – der Abschluss findet also auf der Passivseite der Bilanz statt.
Aufgaben der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung hat grundsätzlich drei Aufgabenschwerpunkte:
- Wie funktioniert doppelte Buchführung?
Diese Aufgabe bildet die Grundlage für den Jahresabschluss durch Aufstellen von Bilanz und GuV. Bei jedem Geschäftsvorfall sind stets mindestens zwei Konten betroffen: Konto und Gegenkonto. Das Buchungsprinzip der doppelten Buchführung lautet „Soll an Haben“. - Vermögensvergleich anhand Eröffnungs- und Schlussbilanz
Ziel der doppelten Buchführung ist die Aufstellung der Bilanz. Sie ist ein Teil des Jahresabschlusses. Jedes Geschäftsjahr wird mit der Schlussbilanz abgeschlossen. Eine wichtige Grundlage ist dabei das Inventar. Die Schlussbilanz des vergangenen Geschäftsjahres ist gleichzeitig die Eröffnungsbilanz des Folgejahres. - Unternehmenserfolg anhand Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Mithilfe der GuV wird der Gewinn (oder Verlust) eines Unternehmens ermittelt. Sie ist der zweite Teil des Jahresabschlusses und ein wichtiges Indiz für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Denn hier werden die Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Für wen gilt die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht und alle damit einhergehenden Anforderungen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Nicht jedes Unternehmen ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Einige dürfen aufgrund ihrer Unternehmensform oder der erzielten Umsätze auch die einfache Buchhaltung in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden.
Kriterien für die Pflicht zur doppelten Buchführung
Bei der Buchführungspflicht sind drei Kriterien entscheidend:
- Die Unternehmensform bzw. Rechtsform
Die Buchführungspflicht gilt für folgende Handelsgesellschaften: KG, OHG, AG, GmbH, GmbH & Co. KG. - Der Eintrag im Handelsregister
Die oben genannten Handelsgesellschaften müssen im Handelsregister eingetragen sein. Daneben können auch Selbstständige ihr Kleingewerbe ins Handelsregister eintragen lassen. Sobald sie dort verzeichnet sind, müssen auch sie eine doppelte Buchführung machen, selbst wenn sie sonst nicht dazu verpflichtet wären. - Jahresumsatz und Jahresgewinn
Zu guter Letzt müssen alle Einzelunternehmen die Doppik anwenden, die mehr als 600.000 Euro Umsatz (ab 2024: 800.000 Euro) bzw. über 60.000 Euro Gewinn (ab 2024: 80.000 Euro) pro Jahr erwirtschaften. Für landwirtschaftliche Betriebe gilt eine weitere Ausnahme. Hier spielt neben der Jahresgewinngrenze von 60.000 Euro (ab 2024: 80.000 Euro) außerdem der Wert der Nutzfläche eine Rolle. Dieser darf 25.000 Euro nicht überschreiten, um von der Buchführungspflicht befreit zu sein.
Pflicht zur doppelten Buchführung: Grenzen steigen im Jahr 2024
Die Grenzwerte, ab denen Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, erhöhen sich im Jahr 2024: Sowohl die Umsatzgrenze steigt von 600.000 Euro auf 800.000 Euro als auch die Gewinngrenze von 60.000 Euro auf 80.000 Euro.
Wer muss keine doppelte Buchführung machen?
Von der Pflicht zur doppelten Buchführung ausgenommen sind Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Für alle anderen Einzelunternehmer und landwirtschaftlichen Betriebe gelten die Einkommensgrenzen: Wer weniger als 600.000 Euro (ab 2024: 800.000 Euro) Umsatz und 60.000 Euro (ab 2024: 80.000 Euro) Gewinn in einem Geschäftsjahr erzielt, muss keine doppelte Buchführung machen, sondern darf stattdessen die EÜR anwenden.
Warum kann die Doppik auch für Nicht-Buchführungspflichtige sinnvoll sein?
Obwohl viele Unternehmer nicht dazu verpflichtet sind, kann die freiwillige doppelte Buchführung durchaus Vorteile haben. Die Doppik ist zwar wesentlich aufwendiger als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, sie gewährt aber auch tiefere Einblicke in die aktuelle Unternehmenslage. Sie ermöglicht den Vergleich mit Vorjahreswerten und hilft maßgeblich dabei, fundierte, zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen.
Die freiwillige doppelte Buchführung kann in folgenden Fällen sinnvoll sein:
- Das Unternehmen befindet sich im Wachstum und wird die Einkommensgrenzen für die EÜR in absehbarer Zeit überschreiten.
- Das Unternehmen erzielt hohe Umsätze, hat einen großen Kundenstamm und benötigt daher einen besseren Überblick über die aktuellen Unternehmenszahlen.
- Das Unternehmen plant in der nächsten Zeit mit größeren Investitionen und ist auf Kredite und Investoren angewiesen.
Vor- und Nachteile der doppelten und einfachen Buchführung im Überblick
Die Bilanz: Aktiva und Passiva
Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens zum Jahresabschluss. Sie bezieht sich also auf einen bestimmten Zeitpunkt (Bilanzstichtag).
Die Bilanz gibt also Aufschluss zu folgenden Fragen:
- Vermögen (Aktiva): Wofür wurden die finanziellen Mittel des Unternehmens verwendet?
- Kapital (Passiva): Wo kommen diese Mittel her?
Erfahren Sie bei unserem Artikel über die Bilanzbuchhaltung mehr zur Erstellung einer Bilanz.
Die GuV: Aufwand und Ertrag
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist wie die Bilanz in zwei Teile gegliedert. Durch die Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen kann der Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens ermittelt werden. Mit den Erfolgskonten werden folgende Fragen beantwortet:
- Aufwendungen: Wodurch wurden Kosten verursacht?
- Erträge: Womit hat das Unternehmen Geld verdient?
Der Unterschied zwischen Bilanz und GuV
Der Unterschied zwischen Bilanz und GuV ist in der folgenden Tabelle einfach erklärt.
Konten der Buchführung
T-Konten bilden als kleinste Einheit die Grundlage der doppelten Buchhaltung. Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei verschiedenen Konten erfasst – Konto und Gegenkonto. Daher kommt auch die Bezeichnung „doppelte“ Buchführung. Der Geschäftsvorfall wird auf einem Konto im Soll und auf dem anderen im Haben gebucht. Man spricht daher auch von der Soll- und Haben-Buchführung.
Die Kontenarten: Eine Kontenklassifizierung
Grundsätzlich können Kontenarten in mehrere Ebenen klassifiziert werden, die jeweils in die Bilanz oder in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einfließen:
Jedes Konto hat zwei Seiten: Soll und Haben. Jedoch unterscheiden sich die Kontenarten im Hinblick auf die Buchungslogik. Dieser Sachverhalt wird im Folgenden erläutert.
Soll und Haben: Die zwei Seiten eines Kontos
Es ist gar nicht so einfach, die beiden Begriffe Soll und Haben richtig zu verstehen, da diese nichts mit den deutschen Verben sollen und haben zu tun haben. Vielmehr beschreiben die Ausdrücke die Buchungslogik, also wie eine Buchung auszuführen ist. Auf welcher Seite eines Kontos der Vorgang gebucht wird, hängt von zwei Faktoren ab:
- Kontenart: Aktiv- oder Passivkonto? Aufwands- oder Ertragskonto?
- Zahlungsrichtung: Zugang oder Abgang? Aufwand oder Ertrag?
Die Seite, auf der das Bestandskonto in der Bilanz steht, gibt an, wo ein Zahlungszugang gebucht wird. Aktivkonten stehen auf der linken Seite der Bilanz, Passivkonten auf der rechten Seite.
INFO
Aktiv- und Passivkonten bei der Soll- und Haben-Buchführung
- Zugänge auf Aktivkonten werden auf der linken Seite gebucht – also im Soll
- Zugänge auf Passivkonten werden auf der rechten Seite gebucht – also im Haben.
Für die Erfolgskonten der GuV gilt das analog. Aufwandskonten stehen auf der linken Seite der GuV, Ertragskonten auf der rechten Seite.
Aufwands- und Ertragskonten bei der Buchung
- Zugänge auf Aufwandskonten werden auf der linken Seite gebucht – also im Soll
- Zugänge auf Ertragskonten werden auf der rechten Seite gebucht – also im Haben.
Die folgende Tabelle veranschaulicht nochmals, wie Geschäftsvorfälle zu buchen sind – also auf welcher Seite Zugänge bzw. Abgänge auf den jeweiligen Kontenarten erfasst werden:
Bei der Buchung eines Geschäftsvorfalls muss immer ein Konto im Soll und ein Konto im Haben belastet werden. So befinden sich Aktiv- und Passiv-Seite jederzeit im Gleichgewicht.
Soll an Haben: Ein Buchungsbeispiel
- Der Geschäftsvorfall lautet:
Sie überweisen die Miete für Ihre Räumlichkeiten (1000 Euro) an Ihren Vermieter. - Betroffene Konten:
– Mietaufwand (Aufwandskonto): Aufwand im Soll
– Bank (Aktivkonto): Zahlungsabgang im Haben - Der Buchungssatz lautet somit:
Bestandskonten: Die Grundlage für die Bilanz
Analog zum Aufbau der Bilanz unterscheidet man bei den Bestandskonten auch zwischen Aktivkonten und Passivkonten.
Aufbau der Bestandskonten
- Aktivkonten bilden die linke Seite der Bilanz.
- Passivkonten befinden sich auf der rechten Seite der Bilanz.
Was sind Aktivkonten?
Aktive Bestandskonten bzw. Aktivkonten umfassen folgende Posten:
- Anlagevermögen (z. B. Grundstücke, Gebäude, Finanzanlagen)
- Umlaufvermögen (z. B. Kasse, Bankkonto, Vorräte, Forderungen)
- Rechnungsabgrenzungsposten (weitere Informationen bei der Rechnungsabgrenzung)
- aktive latente Steuern
- aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung
Die wichtigsten aktiven Bestandskonten in der Buchhaltung sind das Anlagevermögen (aus der Anlagenbuchhaltung) und das Umlaufvermögen. Alle Anschaffungen, die dem Unternehmen für viele Jahre dienen sollen, werden im Anlagevermögen verbucht. Dazu gehören unter anderem Maschinen, Fahrzeuge oder Grundstücke. Beim Umlaufvermögen sind die zwei wichtigsten Unterkonten in der Regel das Bankkonto und die Kasse.
Was sind Passivkonten?
Passive Bestandskonten bzw. Passivkonten umfassen folgende Posten:
- Eigenkapital
- Verbindlichkeiten
- Rückstellungen
- Rechnungsabgrenzungsposten
Die zwei wichtigsten passiven Bestandskonten sind in der Regel das Eigenkapital, das ein Unternehmer bei der Gründung seines Geschäfts mitbringt, sowie das Fremdkapital bzw. die Verbindlichkeiten. Fremdkapital erhält der Unternehmer zum Beispiel von Banken oder anderen Investoren, in deren Schuld er anschließend steht. Diese finanziellen Mittel muss er innerhalb eines bestimmten Zeitraums inklusive Zinsen zurückzahlen.
Erfolgskonten: Die Grundlage für die GuV
Bei den Erfolgskonten unterscheidet man zwischen Aufwandskonten und Ertragskonten.
Aufbau der Erfolgskonten
- Aufwandskonten bilden die linke Seite der Bilanz.
- Ertragskonten befinden sich auf der rechten Seite der Bilanz.
Was sind Aufwandskonten?
Über Aufwandskonten werden alle betrieblichen Aufwendungen verbucht, zum Beispiel:
- Personalkosten
- Abschreibungen
- Raum- und Mietkosten
- Ausgaben für Strom, Wasser, Gas
- Büromaterial
- Werbekosten
- Fahrzeugkosten
- Bewirtungskosten
- u.v.m.
All diese Aufwendungen müssen getätigt werden, damit Produkte gefertigt oder Dienstleistungen vom Unternehmen erbracht werden können. Sie stehen dem Unternehmen jedoch nicht für einen längeren Zeitraum zur Verfügung, sondern müssen in regelmäßigen Abständen neu aufgewendet werden.
Was sind Ertragskonten?
In den Ertragskonten werden alle Einnahmen verbucht, die das Unternehmen erzielt. Erträge können – je nach Art des Unternehmens – aus vielen verschiedenen Quellen generiert werden. Zu den Erträgen zählen unter anderem:
- Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten (Umsatzerlöse)
- Einnahmen aus Dienstleistungen
- Zinseinnahmen
- Mieteinnahmen
- Werbeeinnahmen
- Spenden
- u.v.m.
Anders als das Eigen- und Fremdkapital gehören die Erträge dem Unternehmen. Mithilfe der Erträge können die Verbindlichkeiten gegenüber den Gläubigern bzw. das in Anspruch genommene Fremdkapital zurückgezahlt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten
Grundsätzlich geben die Konten Aufschluss darüber, wo die finanziellen Mittel herkommen (Passiva und Erträge) und wofür diese eingesetzt wurden (Aktiva und Aufwendungen).
Im Unterschied zu den Bestandskonten haben Erfolgskonten keinen Anfangsbestand. Mit jeder Rechnungsperiode beginnen Aufwand- und Ertragskonten bei null, um die Wertveränderung des laufenden Geschäftsjahres zu erfassen. Erfolgskonten erhöhen oder vermindern das Kapital und haben daher direkt Einfluss auf das Betriebsergebnis bzw. den Gewinn.
Bestandskoten haben dagegen zum Ende des Geschäftsjahres immer einen Schlussbestand, welcher dem Anfangsbestand des folgenden Geschäftsjahres entspricht. Sie erfassen außerdem wertneutrale Geschäftsvorfälle. Geschäftsvorfälle, bei denen die Bestandskonten betroffen sind, haben keinen Einfluss auf den Gewinn eines Unternehmens. Aktiv- und Passivseite sind immer im Gleichgewicht.
Der Kontenrahmen: Wie setzt sich das Kontensystem zusammen?
Bei der doppelten Buchführung kommt ein sogenanntes Kontensystem bzw. ein Kontenrahmen zur Anwendung, damit die Konten einheitlich geführt werden und auf dieser Grundlage der Jahresabschluss erstellt werden kann.
Die gängigsten Standardkontenrahmen für publizitätspflichtige Unternehmen sind:
Jeder Kontenrahmen besteht aus einer Vielzahl von Unterkonten, die nach Kontenklassen gegliedert sind. Da sich die Wirtschaftszweige teils stark voneinander unterscheiden und demnach auch verschiedene Buchungskonten verwenden, gibt es mehrere Standardkontenrahmen für unterschiedliche Branchen. Einen Überblick über die wichtigsten Standardkontenrahmen finde Sie hier.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGE
Welcher Standardkontenrahmen ist für mein Unternehmen geeignet?
Die meisten Unternehmen greifen auf den Standardkontenrahmen SKR 04 zurück, da dieser auf dem Aufbau des Jahresabschlusses basiert. Die Kontenführung nach diesem System erleichtert später die Erstellung von Bilanz und GuV.
Wenn Ihr Unternehmen aber einer bestimmen Branche angehört, ist es sinnvoll, auch den dafür vorgesehenen speziellen Kontenrahmen anzuwenden.
Zum Beispiel für:
- Zahnärzte
- Arztpraxen
- Hotels oder Gaststätten
- Land- und Forstwirte
- Einzelhandel
- Vereine
Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater und verwenden Sie den Kontenrahmen, den dieser für Ihre Branche empfiehlt.
Aus welchen Kontenklassen besteht der SKR 03?
Der Standardkontenrahmen SKR 03, der nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut ist, besteht aus folgenden Kontenklassen:
Aus welchen Kontenklassen besteht der SKR 04?
Der Standardkontenrahmen SKR 04, der nach dem Aufbau der Bilanz gegliedert ist, besteht aus folgenden Kontenklassen
Die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung
Warum sich mit den Vor- und Nachteilen der doppelten Buchführung auseinandersetzen? Weil manche Unternehmer nicht buchführungspflichtig sind, sich jedoch freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden können. In welchen Fällen es sinnvoll ist, die doppelte Buchführung anstelle der EÜR zu machen, erklären wir anhand der Vor- und Nachteile.
Vorteile der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung hat einen ganz entscheidenden Vorteil: Sie erlaubt wesentlich komplexere Auswertungen. Aus der EÜR eines Unternehmens kann man lediglich den Gewinn oder Verlust ableiten. Die doppelte Buchhaltung erlaubt umfassendere Aussagen. Auch Veränderungen über längere Zeiträume können besser nachvollzogen werden. Auswertungen aus der doppelten Buchführung sind besonders wichtig, wenn zukunftsorientierte Entscheidungen anstehen, zum Beispiel zu neuen Produkten oder zur Einstellung von Mitarbeitern.
Die doppelte Buchführung ist auch besonders interessant für den Fall, dass ein Unternehmen einen Kredit in Anspruch nehmen möchte. Banken können die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens so wesentlich besser einschätzen. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen einen Kredit gebilligt bekommt, ist deutlich größer, sofern die Kreditwürdigkeit gegeben ist.
- komplexe Auswertungen möglich
- wichtiges Instrument für zukunftsorientierte, unternehmerische Entscheidungen
- einfachere Beurteilung der Kreditwürdigkeit
Nachteile der doppelten Buchhaltung
Anders als bei der EÜR werden die einzelnen Geschäftsvorfälle bei der doppelten Buchhaltung bestimmten Konten zugewiesen. Sie werden dabei doppelt gebucht: Einmal als Zugang auf einem Konto und einmal als Abgang auf dem Gegenkonto. Diese doppelte Buchung ist komplexer und aufwendiger und setzt ein steuerliches und buchhalterisches Vorwissen voraus.
Außerdem müssen die Buchungen entweder einmal pro Quartal oder einmal pro Monat ans Finanzamt übermittelt werden. Auf dieser Basis wird die eingenommene Umsatzsteuer berechnet und vom Finanzamt eingezogen. Das ist zwar auch bei der EÜR der Fall, doch mit einem Unterschied: Die Umsatzsteuer auf den Ausgangsrechnungen wird auch dann eingezogen, wenn die Rechnungen nur eingebucht, aber noch nicht vom Kunden beglichen wurden. Der Unternehmer muss so mit der Umsatzsteuer in Vorleistung gehen.
- komplexere Buchungslogik
- setzt buchhalterisches Vorwissen voraus
- Umsatzsteuer wird auch für Rechnungen eingezogen, die noch nicht beglichen wurden
ZUSAMMENFASSUNG
Doppelte Buchführung zusammengefasst
- Die Grundlage der doppelten Buchführung ist das doppelte Buchen von Geschäftsvorfällen auf zwei Konten: Konto und Gegenkonto (Soll und Haben)
- Ziel der doppelten Buchführung ist das Erstellen des Jahresabschlusses – inkl. Bilanz und GuV
- Buchführungspflichtig sind Unternehmen mit bestimmten Unternehmensformen. Darüber hinaus zählt der Eintrag ins Handelsregister, sowie die Überschreitung bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen.
- Buchführungspflichtig (Pflicht zur doppelten Buchführung) sind alle Gewerbetreibende, die eine vom Gesetzgeber festgelegte Einkommensgrenze überschreiten sowie Gesellschaften mit bestimmten Rechtsformen, z. B. GmbHs.
- Bestandskonten sind die Grundlage für die Bilanz, während die GuV auf Basis der Erfolgskonten erstellt wird.
- Zur einheitlichen Kontenführung kommen sogenannte Standardkontenrahmen (SKR) zum Einsatz. Für spezielle Branchen gibt es individuelle SKR.
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