Rechnungswesen mit karin «Kreditorenbuchhaltungeinfach erklärt»
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der den Gegenpol zur Debitorenbuchhaltung bildet. Sie ist zuständig für die Buchführung der Kontokorrentbeziehungen zwischen dem eigenen Unternehmen und den sogenannten Kreditoren, von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht (Lieferanten).
Was sind Kreditoren?
Kreditoren sind Lieferanten oder externe Anbieter, die Leistungen für ein Unternehmen (Kunde) erbracht – also offene Forderungen diesem gegenüber – haben. Aus Sicht des Unternehmens, das Leistungen von einem Lieferanten bezieht, handelt es sich um Verbindlichkeiten.
Man spricht von „Kreditoren“, da diese dem Unternehmen im übertragenen Sinne einen „Kredit“ in Form einer Dienstleistung oder eines Produkts gewähren. Sie übernehmen die gleichen Risiken wie ein Kreditgeber. Kreditoren sind das Gegenteil von Debitoren, also von Schuldnern aus Lieferungen und Leistungen.
Ziel der Kreditorenbuchhaltung
Das übergeordnete Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist die Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen. Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet stets in enger Abstimmung mit dem Einkauf. Sie hat die verantwortungsvolle Aufgabe, alle offenen Rechnungen im Blick zu behalten und diese pünktlich zu bezahlen. Nur so werden die Produkte und Dienstleistungen auch pünktlich geliefert, und der Beschaffungsprozess funktioniert problemlos.
Nicht nur große Unternehmen haben es oftmals mit einer Vielzahl an Kreditoren zu tun. Eine übersichtliche Kreditorenbuchhaltung hilft auch Gründern und Kleinunternehmen, den Überblick zu behalten. Denn nichts ist ärgerlicher, als Mahngebühren zu bezahlen oder mit unzufriedenen Lieferanten zusammenarbeiten zu müssen.
Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich also mit den Geschäftsvorfällen, die im Zusammenhang mit den externen Dienstleistern und Lieferanten stehen. Die genauen Aufgaben werden im nächsten Absatz erläutert.
Was sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich vor allem mit der Bearbeitung der Eingangsrechnungen (auch kreditorische Rechnungen genannt). Dazu gehören mehrere einzelne Schritte:
1. Kreditorenstammsatzpflege
Alle Kreditoren, die regelmäßige und dauerhafte Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen eingehen, werden in einer Kreditorendatenbank erfasst. Jeder Kreditor bekommt eine eigene Identifikationsnummer, die sogenannte Kreditorennummer.
Diese wird mit weiteren Informationen über das Unternehmen in einem Datensatz gespeichert. In der Regel greift man auf ein sogenanntes ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) zurück. Solche Systeme verwalten Personal, Kapital, Material, Betriebsmittel und viele weitere Ressourcen des Unternehmens.
2. Prüfung der Eingangsrechnungen
Bei der Prüfung der Eingangsrechnungen werden die einzelnen Posten (z. B. Materialien) sowie deren Stückzahlen und Preise kontrolliert. Zudem prüft die Kreditorenbuchhaltung, ob die Eingangsrechnung mit der Bestellung übereinstimmt.
3. Erfassung der Eingangsrechnungen
Die Rechnungsverarbeitung läuft heutzutage elektronisch ab. Dies ermöglicht eine weitestgehend automatisierte Zahlung und Buchung der Rechnungen.
Möglichkeiten zur Erfassung von Eingangsrechnungen
Die Eingangsrechnungen können mithilfe unterschiedlicher Programme elektronisch erfasst werden:
- ERP-System
- Buchhaltungssoftware
- Rechnungsprogramm
Damit jede Kreditorenrechnung einfach wiedergefunden werden kann, wird die Kreditorennummer zur Erfassung der Rechnung verwendet. Der Rechnungsbetrag wird als Verbindlichkeit im Haben gebucht. Das Gegenkonto im Soll ist ein Aufwandskonto oder ein Bestandskonto (siehe Konten in der Buchhaltung). In der Regel wird außerdem die Umsatzsteuer auf einem Vorsteuerkonto gebucht (sofern nicht die Kleinunternehmerregelung angewendet wird).
4. Verwaltung der offenen Posten
Damit ausstehende Forderungen schnellstmöglich beglichen werden, sortiert und verwaltet die Kreditorenbuchhaltung die offenen Rechnungen entsprechend ihrer Fälligkeit. Schnelle und strukturierte Zahlungsprozesse fördern nicht nur die Lieferantenbeziehungen. Damit lassen sich auch versehentliche Doppelbuchungen vermeiden. Bei der Verwaltung der offenen Posten laufen alle ausstehenden Rechnungen und Zahlungsverpflichtungen zusammen. So kann auch die kurzfristige Liquidität besser geplant und überprüft werden.
5. Zahlungsveranlassung
Spätestens wenn die Fälligkeit erreicht ist, werden die Kreditorenverbindlichkeiten ausgeglichen. Das heißt, dass die Forderung durch eine Zahlung beglichen wird. Mithilfe einer entsprechenden Buchhaltungssoftware erfolgt die Zahlung ganz automatisch, beispielsweise per Online Überweisung. Die Kreditorenbuchhaltung ist auch für die Einrichtung und Verwaltung von Daueraufträgen zuständig.
6. Archivierung der Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen zählen zu den steuerpflichtigen Unterlagen und müssen daher laut der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in Deutschland mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Rechnungen werden chronologisch oder alphabetisch sortiert und in einem Ablagesystem aufbewahrt. Alternativ dürfen sie auch in einem sicheren, elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Nach Ablauf der zehnjährigen Frist zur Archivierung können die Unterlagen vernichtet werden.
7. Auswertungen
Die Kreditorenbuchhaltung ist zudem dafür zuständig, regelmäßig Auswertungen über offene Posten, Kreditorensaldenlisten oder Kreditorenstammdaten zu erstellen. Solche Auswertungen sind sehr wichtig für die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie für die kurzfristige Liquiditätsplanung.
Was ist Kreditorenstammsatzpflege?
Die Kreditorenstammsatzpflege ist ein wichtiger Ausgangspunkt in der Kreditorenbuchhaltung. Sie ist Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen einen umfassenden Überblick über seine Geschäftsbeziehungen zu Kreditoren, also Lieferanten oder Dienstleistern, hat.
Welche Kreditorenstammdaten sollte ich pflegen?
Alle Kreditoren, mit denen ein Unternehmen regelmäßige Geschäftsbeziehungen pflegt, erhalten einen eigenen Kreditorenstammsatz mit Identifikationsnummer. Außerdem werden im Zuge der Kreditorenstammsatzpflege wichtige Informationen zum Unternehmen hinterlegt, zum Beispiel:
- Name
- Anschrift
- Gesellschaftsform
- Kontaktdaten
- Telefonnummern und Durchwahlen
- E-Mail-Adressen
- Zahlungsbedingungen
- bevorzugte Zahlungswege und Bankverbindungen
Was ist ein CpD-Konto?
Bei der Kreditorenstammsatzpflege werden nur Stammsätze für Unternehmen angelegt, mit denen eine dauerhafte Geschäftsbeziehung zu erwarten ist. Alle Geschäftsvorfälle mit anderen Lieferanten und Dienstleistern werden über ein sogenanntes CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) für Einzelvorgänge abgewickelt.
Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
Die kreditorische Rechnungsprüfung bezeichnet den Prozess, in dem die Rechnungen der Kreditoren geprüft werden. Dabei wird die erhaltene Rechnung mit den Angaben in der Bestellung bzw. im Angebot verglichen.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Die in einer Rechnung erforderlichen Angaben sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4) festgeschrieben:
- Name und Anschrift des Auftragnehmers (Lieferant)
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (eigenes Unternehmen)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Ausstellungsdatum
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware
- Preis und evtl. gewährte Rabatte, Boni oder Skonti
- Liefertermin und Zahlungsziel
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag. Im Fall der Steuerbefreiung muss ein Hinweis hierauf dokumentiert sein.
Wie geht es nach der Rechnungsprüfung weiter?
Die Rechnung ist korrekt:
Sind alle Angaben auf der Rechnung korrekt, wird die Rechnung zur Zahlung und Buchung freigegeben.
Die Rechnung ist fehlerhaft:
Sollten im Zuge der kreditorischen Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Bestellung auftreten, müssen diese zunächst geklärt werden. Unter Umständen muss eine neue Rechnung eingefordert werden.
Prüfung bei Wareneingang
Bei Warenlieferungen kommt außerdem ein weiterer Prüfungsschritt hinzu. Die Ware muss auf Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit untersucht werden. Sollten einige Waren bei der Produktion oder Lieferung beschädigt worden sein oder in der Menge nicht mit der Bestellung übereinstimmen, muss dies auf Lieferschein bzw. Empfangsbestätigung vermerkt werden.
Eingangsrechnungen erfassen
Eingangsrechnungen – oder auch kreditorische Rechnungen – werden in der Kreditorenbuchhaltung gesammelt, sortiert und erfasst. Jeder Kreditor, der eine dauerhafte Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen pflegt, erhält einen eigenen Kreditorenstammsatz und eine Kreditorennummer im ERP-System. Jede kreditorische Eingangsrechnung von ein und demselben Kreditor wird unter der entsprechenden Kreditorennummer verbucht.
Wie werden Eingangsrechnungen gebucht?
Der Rechnungsbetrag auf der kreditorischen Eingangsrechnung wird als Verbindlichkeit auf das Kreditorenkonto erfasst. Eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer korrekt aufzuspalten. Dabei muss genau überprüft werden, ob auf der Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen ist und welcher Steuersatz erhoben wurde: 19 %, 7 % oder ein anderer Steuersatz? Sofern auf der Rechnung die Umsatzsteuer aufgeführt ist, wird diese separat auf das Vorsteuerkonto gebucht und nach Ablauf einer Rechnungsperiode an das Finanzamt abgeführt.
Offene Posten
Offene Posten sind Buchungen auf ein Konto, für die es (noch) keine Ausgleichsbuchung gibt. Sie dienen unter anderem dazu, Zahlungstermine zu überwachen und überfällige Forderungen zu mahnen. So wird zum Beispiel ein in Rechnung gestelltes Produkt als offener Posten gebucht, bis die Forderung vom Kunden beglichen bzw. „ausgeziffert“ wurde.
Was bedeutet der Begriff „Ausziffern“ in der Buchhaltung?
Der Abgleich einer Buchung – also die Begleichung einer Forderung durch den Kreditor – wird als Ausziffern bezeichnet. Ausgeziffert werden können offene Posten nur dann, wenn die Summen in Soll und Haben auf den Cent genau übereinstimmen.
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